Panduan e-Invois Self-Billed LHDN untuk Komisen, Ejen & Freelancer Malaysia

Ringkasnya: bilakah e-Invois self-billed digunakan?

e-Invois bil kendiri, atau self-billed e-Invoice dan kadangkala disebut invois swasunting, ialah dokumen yang dikeluarkan oleh pihak pembeli bagi transaksi dengan pembekal dalam keadaan tertentu yang dibenarkan LHDN. Peranan biasa diterbalikkan: penerima bayaran kekal sebagai pembekal, manakala perniagaan yang membuat bayaran ialah pembeli yang mengeluarkan dokumen bagi pihak pembekal.

Untuk carian “e-invois self billed LHDN komisen agent”, jawapan operasinya bukan “semua komisen mesti self-billed”. Gunakan keputusan tiga langkah:

1. Tentukan hubungan sebenar dengan penerima bayaran.
2. Padankan transaksi dengan keadaan bil kendiri dalam panduan LHDN yang sedang berkuat kuasa.
3. Hanya selepas kelayakan disahkan, bina dokumen daripada bukti bayaran dan identiti pembekal yang lengkap.

GetPay melaksanakan dua pilihan khusus untuk pembekal individu:

Keadaan yang dipilih dalam GetPay	Kod klasifikasi	Sempadan keputusan
Bayaran dalam bentuk wang kepada ejen, peniaga atau pengedar	037	Gunakan apabila sifat hubungan dan bayaran memang sepadan; gelaran “ejen” sahaja tidak mencukupi
Transaksi dengan individu yang tidak menjalankan perniagaan	036	Gunakan hanya apabila penerima benar-benar individu yang tidak menjalankan perniagaan

Jika kedua-duanya tidak tepat, jangan hantar baucar itu melalui aliran self-billed GetPay. Contohnya, seorang freelancer yang menjalankan perniagaan tidak boleh dipindahkan secara automatik ke 036 hanya kerana dia tidak mempunyai perisian invois. Kekurangan teknologi pembekal ialah masalah operasi; ia bukan bukti kelayakan cukai.

Siapakah pembekal dan siapakah pembeli dalam invois swasunting?

Dalam invois biasa, perniagaan yang menjual mengeluarkan invois kepada pelanggan. Dalam bil kendiri, pembeli mengeluarkan dokumen bagi pihak pembekal. Namun begitu, nama pihak dalam rekod cukai tidak bertukar:

• ejen, pengedar atau individu yang menerima bayaran ialah AccountingSupplierParty;
• perniagaan anda yang membuat bayaran ialah AccountingCustomerParty; dan
• baucar bayaran ialah rekod operasi yang menyambungkan kelulusan, bukti, lejar dan dokumen LHDN.

Pembezaan ini penting untuk bayaran komisen. Penyata komisen boleh menunjukkan bagaimana jumlah dikira, tetapi ia tidak dengan sendirinya menentukan siapa pembekal dalam dokumen UBL. Mulakan daripada kontrak, tempoh komisen, transaksi asas, penerima sah dan bukti pembayaran. Kemudian pastikan nama undang-undang serta nombor pengenalan dalam e-Invois merujuk kepada orang yang sama.

Jangan menukar penerima kepada pekerja semata-mata untuk memudahkan rekod, dan jangan menganggap ejen sebagai vendor perniagaan tanpa bukti. Pengelasan pekerja, kontraktor, ejen dan individu bukan perniagaan mempunyai kesan yang lebih luas daripada e-Invois. Jika hubungan itu kabur, dapatkan nasihat ejen cukai atau penasihat undang-undang sebelum memfailkan.

Adakah semua ejen komisen dan freelancer layak?

Tidak. Terdapat dua ujian yang berasingan:

Ujian transaksi: Adakah transaksi itu berada dalam keadaan bil kendiri yang diterbitkan LHDN?

Ujian data: Adakah perniagaan mempunyai maklumat pembekal dan bukti yang diperlukan untuk membina dokumen dengan tepat?

Dalam GetPay, pilihan AGENT_DEALER_DISTRIBUTOR dipetakan kepada 037. Pilihan ini menyatakan bayaran wang kepada ejen, peniaga atau pengedar. Ia tidak patut digunakan untuk pembayaran kepada mana-mana orang yang kebetulan dirujuk sebagai “agent” dalam mesej WhatsApp.

Pilihan INDIVIDUAL_NOT_CONDUCTING_BUSINESS dipetakan kepada 036. Frasa “tidak menjalankan perniagaan” ialah sempadan utama. Freelancer profesional, pemilik tunggal atau individu yang menawarkan perkhidmatan secara berterusan mungkin menjalankan perniagaan walaupun operasinya kecil. Jangan gunakan 036 sebagai jalan pintas apabila pembekal lambat menghantar invois.

GetPay turut mengehadkan aliran semasanya kepada pembekal individu yang disahkan tidak berdaftar SST. Pengguna perlu menandakan pengesahan itu sebelum hantar, dan pemeta membina cukai jenis 06 dengan amaun cukai sifar. Jika pembekal berdaftar SST atau rawatan cukainya bukan “tidak berkenaan”, hentikan aliran ini dan semak proses yang betul. Had produk tidak boleh ditafsirkan sebagai peraturan umum bahawa semua bil kendiri bebas SST.

Apakah dokumen sumber yang perlu dikumpulkan?

Fail yang baik membolehkan orang lain membina semula keputusan tanpa bergantung pada ingatan staf. Untuk setiap bayaran komisen atau bayaran kepada individu, simpan:

• perjanjian ejen, surat lantikan atau terma platform;
• tempoh yang diliputi oleh komisen;
• penyata pengiraan yang menunjukkan jualan, kadar atau asas bayaran;
• nama sah penerima dan bukti identiti yang sesuai;
• TIN apabila diberikan atau apabila diperlukan mengikut keadaan;
• alamat kediaman atau alamat yang relevan;
• butiran bank dan bukti pembayaran;
• nota mengapa keadaan self-billed tertentu dipilih;
• pengesahan status SST yang menjadi asas kepada aliran GetPay; dan
• apa-apa pembetulan atau kelulusan dalaman.

Lampiran bukan hiasan. Dalam aliran baucar bayaran GetPay, sekurang-kurangnya satu lampiran bukti diperlukan sebelum baucar DRAFT boleh dihantar untuk kelulusan. Ini memaksa bukti wujud sebelum catatan lejar diluluskan.

Penyata komisen juga perlu cukup terperinci. Sebagai contoh, jangan tulis “Komisen Ogos” sahaja jika pasukan tidak dapat mengenal pasti kempen, tempoh atau asasnya. Penerangan baris baucar digunakan sebagai penerangan baris e-Invois; jika kosong, tujuan baucar digunakan. Tulis penerangan yang boleh difahami oleh penyemak tanpa membuka perbualan lama.

Apakah medan pembekal yang diperlukan?

Aliran self-billed GetPay meminta data pembekal individu berikut:

Medan operasi	Semakan yang dibuat
Nama	Nama sah, maksimum 300 aksara
TIN	Pilihan hanya apabila konsesi individu LHDN yang berkenaan membenarkannya; jika diberi, 1–14 huruf atau digit
Jenis pengenalan	NRIC, ARMY atau PASSPORT
Nombor pengenalan	NRIC 12 digit; ARMY atau PASSPORT 1–12 huruf atau digit
Alamat dan bandar	Wajib; satu baris alamat maksimum 150 aksara
Poskod dan negeri	Bagi Malaysia, poskod 5 digit dan kod negeri LHDN 01 hingga 16
Negara	Kod ISO tiga huruf; NRIC/ARMY memerlukan MYS, pasport digunakan untuk individu bukan Malaysia
Telefon	Format E.164, contohnya awalan +60 bagi nombor Malaysia
MSIC	Tepat 5 digit
Aktiviti	Penerangan aktiviti sehingga 300 aksara

Antara muka memaparkan 00000 untuk MSIC dan NA untuk aktiviti sebagai nilai awal. Kod menyatakan nilai ini hanya digunakan apabila pembekal tidak memberikan butiran perniagaan dan apabila tempat letak yang diterbitkan LHDN benar-benar berkenaan. Jangan biarkan nilai awal tanpa menyemak fakta.

Butiran pembeli pula datang sebahagiannya daripada profil syarikat GetPay: nama, TIN, nombor pendaftaran, alamat, bandar dan poskod. Semasa penghantaran, pengguna masih perlu memberikan kod negeri LHDN pembeli dan nombor telefon E.164. Medan profil yang tiada menyebabkan pemetaan gagal, bukan diisi dengan tekaan.

Bagaimanakah aliran self-billed GetPay berfungsi dari awal hingga akhir?

Langkah 1 — Cipta baucar bayaran daripada transaksi sebenar

Masukkan tarikh baucar, nama penerima, tujuan, akaun bank yang membayar, jumlah dan satu atau lebih baris lejar. Setiap baris mempunyai gl_account, amount dan description. Amaun mesti positif, tepat sehingga dua tempat perpuluhan dan jumlah semua baris mesti sama tepat dengan jumlah kepala baucar.

Pilih akaun berdasarkan sifat sebenar bayaran. Komisen jualan lazimnya merupakan belanja, tetapi kod carta akaun berbeza mengikut entiti. Bayaran balik, pokok pinjaman atau pengagihan pula mungkin bukan belanja. GetPay sengaja tidak memaksa semua baris baucar kepada akaun belanja.

Langkah 2 — Lampirkan bukti dan hantar untuk kelulusan

Baucar bermula sebagai DRAFT. Muat naik sekurang-kurangnya satu bukti, kemudian hantar baucar kepada PENDING_APPROVAL. Pentadbir menyemak penerima, tujuan, akaun, jumlah dan lampiran sebelum meluluskan.

Kelulusan menyiarkan catatan jurnal secara atomik:

Dr  Akaun yang dipilih pada setiap baris baucar     RM jumlah baris
    Cr  Akaun bank/tunai yang membuat bayaran       RM jumlah baucar

GetPay menyemak bahawa semua kod akaun itu wujud dan aktif bagi entiti yang sama. Ia juga menyemak semula bahawa jumlah debit sama dengan kredit. Selepas diluluskan, baucar menjadi POSTED dan tidak boleh dibatalkan; pembetulan memerlukan rekod pembetulan berasingan yang boleh diaudit.

Langkah 3 — Tentukan keadaan self-billed

Pada baucar POSTED, buka tindakan Submit Self-Billed e-Invoice. Pilih satu keadaan yang benar:

• bayaran wang kepada ejen, peniaga atau pengedar (037); atau
• transaksi dengan individu yang tidak menjalankan perniagaan (036).

Jika tiada pilihan yang tepat, berhenti. Sistem sengaja tidak menyediakan pilihan umum “freelancer” kerana istilah itu tidak menentukan keadaan cukai.

Langkah 4 — Masukkan dan sahkan identiti

Lengkapkan semua medan pembekal dan pembeli. Kemudian tandakan dua pengesahan berasingan:

1. pembekal individu tidak berdaftar SST dan cukai jenis 06 adalah betul; dan
2. identiti, alamat, keadaan kelayakan serta butiran dokumen telah diperiksa terhadap bukti.

Kedua-dua pengesahan dikuatkuasakan di pelayan. Menekan butang sahaja tidak boleh melangkauinya. Penghantaran juga memerlukan peranan pentadbir dan kelayakan ciri e-Invois bagi syarikat.

Langkah 5 — GetPay membina dokumen jenis 11

Pemeta membina UBL JSON dengan InvoiceTypeCode 11 versi senarai 1.0, mata wang MYR dan nombor dokumen berawalan SB- daripada nombor baucar. Setiap baris menggunakan kuantiti 1, unit C62, penerangan baucar, amaun baris dan kod klasifikasi 036 atau 037.

Pihak pembekal ditempatkan di AccountingSupplierParty; syarikat anda ditempatkan di AccountingCustomerParty. Jumlah baris mesti menyamai jumlah baucar dalam sen. Dokumen tidak akan dibina jika ada baris kosong, amaun bukan positif, lebih daripada dua tempat perpuluhan atau ketidakpadanan jumlah.

Langkah 6 — Hantar sekali dan simpan hasil

Sebelum panggilan ke MyInvois, GetPay membuat tuntutan atomik pada rekod baucar. Dua permintaan serentak tidak boleh sama-sama menghantar dokumen yang sama.

Jika LHDN menolak dokumen secara nyata, GetPay menyimpan status INVALID dan sebab yang dipulangkan. Jika dokumen diterima, GetPay menyimpan uuid, ID penghantaran dan status PENDING. Status ini bermaksud dokumen diterima untuk diproses, bukan bukti pengesahan akhir.

Apakah yang perlu dibuat selepas PENDING, INVALID atau tamat masa?

Gunakan status sebagai keputusan operasi, bukan label hiasan:

Keadaan	Tindakan
PENDING dengan UUID	Simpan rujukan dan semak keputusan dokumen melalui rekod MyInvois sebelum menutup kerja
INVALID dengan sebab	Betulkan data sumber yang dinyatakan; jangan ubah beberapa medan secara rawak
Tiada jawapan selepas hantar	Anggap hasil belum diketahui dan selaraskan sebelum cuba semula
Tuntutan penghantaran masih aktif	Jangan paksa hantaran kedua; ia ialah kawalan terhadap dokumen pendua

Jika sambungan tamat masa, MyInvois mungkin telah menerima dokumen walaupun GetPay tidak menerima jawapan. Kod GetPay mengekalkan tuntutan bagi hasil samar dan mencatat bahawa penyelarasan manual diperlukan. Sikap konservatif ini lebih selamat daripada menganggap kegagalan rangkaian sebagai kegagalan pemfailan.

Jangan padam bukti atau menukar baucar asal untuk “membersihkan” ralat. Kekalkan baucar, lampiran, identiti yang digunakan, nombor dokumen dan respons. Penyelesaian yang baik meninggalkan jejak tentang apa yang dihantar, mengapa ia dipilih dan bagaimana pembetulan dibuat.

Senarai semak sebelum menekan hantar

• Hubungan penerima telah dikenal pasti berdasarkan kontrak dan kerja sebenar.
• Keadaan 037 atau 036 memang sepadan dengan panduan LHDN semasa.
• Istilah “freelancer” tidak digunakan sebagai bukti kelayakan.
• Baucar mempunyai bukti dan sudah POSTED.
• Akaun debit mencerminkan sifat bayaran; akaun kredit ialah bank atau tunai yang membayar.
• Jumlah baris sama tepat dengan jumlah baucar hingga sen.
• Nama sah, TIN jika berkenaan dan nombor pengenalan telah disemak.
• Alamat, poskod, negeri, negara dan telefon menggunakan format yang diperlukan.
• MSIC dan aktiviti tidak dibiarkan sebagai nilai awal tanpa semakan.
• Pembekal benar-benar tidak berdaftar SST bagi aliran GetPay ini.
• Profil syarikat pembeli lengkap dan merujuk kepada entiti yang membuat bayaran.
• Staf memahami bahawa penerimaan awal menghasilkan PENDING, bukan pengesahan muktamad.
• Prosedur penyelarasan wujud jika respons hilang atau tamat masa.

Soalan lazim

Adakah self-billed menggantikan penyata komisen?

Tidak. Penyata komisen menerangkan bagaimana bayaran dikira; e-Invois bil kendiri ialah dokumen cukai bagi transaksi yang layak. Simpan penyata, kontrak dan bukti pembayaran sebagai sokongan kepada baucar serta amaun yang difailkan.

Bolehkah TIN pembekal dibiarkan kosong?

Antara muka GetPay membenarkan TIN tidak diisi hanya apabila konsesi individu LHDN yang berkenaan digunakan. Jangan menganggap kosong sentiasa dibenarkan. Dapatkan TIN jika perlu dan semak panduan semasa sebelum bergantung pada TIN am yang diterbitkan.

Mengapa baucar perlu POSTED dahulu?

Kerana baucar ialah sauh transaksi dan bukti. Status POSTED menunjukkan bayaran telah diluluskan, akaun debit serta kredit telah disahkan dan catatan seimbang telah diwujudkan. Ini mengurangkan risiko memfailkan e-Invois daripada draf yang masih boleh berubah.

Bolehkah pembekal berdaftar SST menggunakan aliran ini?

Bukan melalui aliran self-billed GetPay yang diterangkan di sini. Ia memerlukan pengesahan bahawa pembekal individu tidak berdaftar SST dan membina cukai jenis 06 dengan sifar cukai. Rujuk penasihat dan panduan LHDN bagi rawatan lain.

Perlukah hantaran dibuat sekali lagi apabila tiada jawapan?

Tidak sehingga penyelarasan selesai. Kehilangan jawapan tidak membuktikan MyInvois gagal menerima dokumen. Semak UUID, ID penghantaran, rekod baucar dan MyInvois terlebih dahulu supaya hantaran kedua tidak mewujudkan pendua.

Sumber

Panduan ini merujuk halaman panduan rasmi e-Invois LHDN, definisi Self-Billed Invoice dan senarai kod klasifikasi SDK MyInvois. Oleh sebab keadaan yang dibenarkan dan panduan pelaksanaan boleh dikemas kini, semak versi terkini yang diterbitkan LHDN serta dapatkan nasihat profesional bagi hubungan ejen, freelancer atau rawatan SST yang tidak jelas sebelum pemfailan production.