தமிழ் சிறு வணிக கணக்குப்பதிவு மற்றும் லாப நஷ்ட அறிக்கை வழிகாட்டி

ஒரு சிறு வணிகத்தின் கணக்குப்பதிவை எங்கிருந்து தொடங்க வேண்டும்?

கணக்குப்பதிவு என்பது ஆண்டு இறுதியில் ரசீதுகளை ஒரு பையில் கொடுத்து கணக்காளரிடம் ஒப்படைப்பது அல்ல. கடையில், இணைய விற்பனையில் அல்லது சேவை வணிகத்தில் நிகழும் ஒவ்வொரு பணச் சம்பவத்துக்கும் “என்ன நடந்தது, யாருடன் நடந்தது, எவ்வளவு, எப்போது, எந்த ஆதாரத்தின் அடிப்படையில்?” என்ற கேள்விகளுக்குப் பதில் வைத்திருப்பதே கணக்குப்பதிவின் தொடக்கம்.

முதலில் வணிகப் பணத்தையும் சொந்தப் பணத்தையும் பிரியுங்கள். தனி வங்கிக் கணக்கு வைத்திருப்பது சிறந்த நடைமுறை. ஒரே கணக்கைப் பயன்படுத்த வேண்டிய சூழல் இருந்தால், ஒவ்வொரு தனிப்பட்ட வரவு அல்லது செலவையும் தெளிவாகக் குறியிடுங்கள். இல்லையெனில் கடை விற்பனை, உரிமையாளர் சேர்த்த மூலதனம், குடும்பச் செலவு, வழங்குநர் கட்டணம் ஆகியவை ஒரே பட்டியலில் கலந்துவிடும்.

ஒவ்வொரு பதிவிலும் குறைந்தது இந்தப் புலங்கள் இருக்கட்டும்:

புலம்	என்ன பதிவு செய்ய வேண்டும்?	எடுத்துக்காட்டு
தேதி	பரிவர்த்தனை நடந்த உண்மையான தேதி	2026-09-05
ஆவண எண்	இன்வாய்ஸ், ரசீது அல்லது பில் எண்	INV-1052
எதிர் தரப்பு	வாடிக்கையாளர் அல்லது வழங்குநர்	செல்வம் மினி மார்க்கெட்
விளக்கம்	விற்றது அல்லது வாங்கியது	20 பெட்டி பானம்
தொகை	வரி உட்பட அல்லது வரி தவிர என்பதைத் தெளிவுபடுத்திய தொகை	RM 480.00
செலுத்தும் முறை	வங்கி, அட்டை, ரொக்கம் அல்லது கடன்	வங்கி பரிமாற்றம்
கணக்கு வகை	விற்பனை, வாடகை, இருப்பு, பெறவேண்டியது போன்ற வகை	விற்பனை வருமானம்
ஆதாரம்	கோப்பு, படம் அல்லது அறிக்கை இணைப்பு	PDF இன்வாய்ஸ்

LHDN-ன் வெளியிடப்பட்ட வழிகாட்டுதல் வங்கி அறிக்கைகள், விற்பனை இன்வாய்ஸ்கள், கொள்முதல் பதிவுகள், ஒப்பந்தங்கள் மற்றும் செலவுக்கான அசல் ரசீதுகள் போன்ற ஆதாரங்களைப் பாதுகாக்கச் சொல்கிறது. காலவரம்பு அல்லது உங்கள் நிறுவனம் சார்ந்த கடமை குறித்து அப்போதைய LHDN வழிகாட்டுதலைப் பார்க்க வேண்டும்; நடைமுறை நோக்கில், ஒரு எண்ணை அதன் ஆதார ஆவணத்துக்கு மீண்டும் கொண்டு செல்ல முடியாவிட்டால் அந்தப் பதிவு இன்னும் முழுமையில்லை.

வருமானப் பதிவை எப்படிச் சரியாக அமைப்பது?

வாடிக்கையாளருக்கு பொருள் அல்லது சேவை வழங்கியதற்காக வணிகம் சம்பாதிக்கும் தொகையே விற்பனை வருமானத்தின் மையம். ஆனால் வங்கியில் வரும் ஒவ்வொரு வரவும் வருமானம் அல்ல. உரிமையாளர் சேர்த்த மூலதனம், வங்கிக் கடன், வாடிக்கையாளர் திருப்பித் தந்த பழைய கடன், ஒரு கணக்கிலிருந்து மற்றொரு சொந்தக் கணக்குக்கு மாற்றிய பணம் ஆகியவற்றை புதிய விற்பனையாகப் பதிவு செய்தால் லாபம் செயற்கையாக உயர்ந்துவிடும்.

ஒவ்வொரு விற்பனைக்கும் இந்த நான்கு நிலைகளைப் பிரித்துப் பாருங்கள்:

1. ஆர்டர் பெறுதல்: வாடிக்கையாளர் கேட்டுள்ளார்; இன்னும் பொருள் அல்லது சேவை வழங்கப்படாமல் இருக்கலாம்.
2. இன்வாய்ஸ் வெளியிடுதல்: வாடிக்கையாளர் செலுத்த வேண்டிய தொகை ஆவணப்படுத்தப்படுகிறது.
3. வருமானம் ஈட்டப்பட்ட நிலை: பொருள் வழங்கப்பட்டதா அல்லது சேவை நிறைவேற்றப்பட்டதா என்பதை பொருந்தும் கணக்கியல் கொள்கை தீர்மானிக்கும்.
4. பணம் பெறுதல்: வாடிக்கையாளர் வங்கி, அட்டை அல்லது ரொக்கமாகச் செலுத்துகிறார்.

இந்த நான்கும் ஒரே நாளில் நடக்கும் ரொக்க விற்பனை எளிதானது. கடன் விற்பனையில் இன்வாய்ஸ் இன்று வெளியிடப்பட்டு பணம் அடுத்த மாதம் வரலாம். முன்பணம் பெற்ற சேவையில் பணம் இன்று வந்தாலும் சேவை பின்னர் வழங்கப்படலாம். அதனால் “வங்கி வரவு வந்த நாள் = வருமான நாள்” என்ற ஒரே விதி எல்லா விற்பனைக்கும் பொருந்தாது.

தினசரி விற்பனைச் சுருக்கத்தை payment gateway அல்லது POS மொத்தத்துடன் மட்டும் வைக்காமல், ரத்து, refund, discount மற்றும் இன்னும் பெறப்படாத கடன் விற்பனையையும் தனியாகக் காட்டுங்கள். மாத இறுதியில் விற்பனைப் பதிவின் மொத்தம் இன்வாய்ஸ் வரிசை, வங்கி வரவு மற்றும் பெறவேண்டிய வாடிக்கையாளர் நிலுவையுடன் விளக்கமாகப் பொருந்த வேண்டும்.

செலவு, சொத்து மற்றும் இருப்பு வாங்குதலை எப்படிப் பிரிப்பது?

வங்கியில் இருந்து பணம் வெளியேறியது என்பதற்காக எல்லாவற்றையும் உடனடி செலவாகப் பதிவு செய்யக்கூடாது. மாத வாடகை, மின்சாரம், இணையம், விளம்பரம் மற்றும் பயன்படுத்தி முடித்த சிறு பொருட்கள் பொதுவாக அந்தக் காலத்தின் செயல்பாட்டுச் செலவுகளாக இருக்கும். ஆனால் நீண்ட காலம் பயன்படும் கருவி ஒரு சொத்தாக இருக்கலாம்; மறுவிற்பனைக்காக வாங்கிய பொருள் விற்கப்படும் வரை இருப்பாக இருக்கலாம்; முன்கூட்டியே செலுத்திய காப்பீடு பல மாதங்களுக்கு பகிரப்பட வேண்டியிருக்கலாம்.

ஒரு சிறு கடையின் கொள்முதலை வகைப்படுத்த இந்தக் கேள்விகளைப் பயன்படுத்தலாம்:

• இது வாடிக்கையாளருக்கு மறுவிற்பனை செய்யப்படும் பொருளா?
• இது இந்த மாதத்தில் முழுவதும் பயன்படுத்தப்பட்ட சேவையா?
• இது பல மாதங்கள் அல்லது ஆண்டுகள் பயன் தரும் கருவியா?
• இது வழங்குநருக்கு முன்கூட்டியே செலுத்தப்பட்ட தொகையா?
• இது வணிகத் தேவையா, உரிமையாளரின் தனிப்பட்ட தேவையா?
• பில் கிடைத்துவிட்டதா; பணம் ஏற்கனவே செலுத்தப்பட்டதா அல்லது இன்னும் நிலுவையா?

உதாரணமாக RM 6,000 மதிப்புள்ள பொருட்களை வாங்கி, மாத இறுதிக்குள் அதன் ஒரு பகுதியை மட்டுமே விற்றால் RM 6,000 முழுவதையும் அந்த மாதச் செலவாகக் கருதுவது மொத்த லாபத்தைத் தவறாகக் குறைக்கலாம். விற்ற பொருட்களின் செலவு மட்டும் வருமானத்துடன் பொருந்த வேண்டும்; விற்காமல் உள்ள பகுதி இருப்பாகத் தொடரும். இருப்பு கணக்கீட்டின் முறை மற்றும் சரிசெய்தல் உங்கள் வணிகத்திற்குப் பொருந்துமா என்பதை கணக்காளருடன் உறுதிசெய்யுங்கள்.

செலவு ஆதாரத்தில் வணிக நோக்கம் தெளிவாக இல்லாவிட்டால், ரசீதில் ஒரு குறிப்பு சேர்க்கவும்: யாருக்காக, எந்த வேலைக்காக, எந்த திட்டம் அல்லது கடைக்காக செலுத்தப்பட்டது? ஆறு மாதம் கழித்து “RM 286.40 — Online Transfer” என்ற வங்கி வரி மட்டும் அதன் தன்மையை விளக்காது.

பற்று மற்றும் வரவு பதிவுகள் நடைமுறையில் எப்படி இருக்கும்?

இரட்டைப் பதிவுக் கணக்கியலில் ஒவ்வொரு சம்பவமும் குறைந்தது இரண்டு கணக்குகளைத் தொடும்; மொத்தப் பற்று மற்றும் மொத்த வரவு சமமாக இருக்க வேண்டும். “பற்று நல்லது, வரவு கெட்டது” என்ற பொருள் இல்லை. எந்தக் கணக்கு அதிகரிக்கிறது அல்லது குறைகிறது என்பதற்கான பதிவுத் திசைகளே அவை.

கீழுள்ள எடுத்துக்காட்டுகள் வரி விளைவுகளைத் தவிர்த்து அடிப்படை இயக்கத்தை மட்டும் காட்டுகின்றன:

1. RM 1,000 ரொக்க விற்பனை

பற்று  வங்கி அல்லது ரொக்கம்        RM 1,000
வரவு   விற்பனை வருமானம்            RM 1,000

பணம் உயர்கிறது; அதே நேரத்தில் வருமானமும் உயர்கிறது.

2. RM 2,000 கடன் விற்பனை; வாடிக்கையாளர் பின்னர் செலுத்துவார்

பற்று  வாடிக்கையாளரிடமிருந்து பெறவேண்டியது   RM 2,000
வரவு   விற்பனை வருமானம்                       RM 2,000

பணம் இன்னும் வரவில்லை. பின்னர் வாடிக்கையாளர் செலுத்தும்போது:

பற்று  வங்கி                                  RM 2,000
வரவு   வாடிக்கையாளரிடமிருந்து பெறவேண்டியது   RM 2,000

இரண்டாவது பதிவு புதிய வருமானம் அல்ல; ஏற்கனவே பதிவான பெறவேண்டிய தொகையைப் பணமாக மாற்றுகிறது.

3. RM 800 மாத வாடகை உடனே செலுத்தப்பட்டது

பற்று  வாடகைச் செலவு              RM 800
வரவு   வங்கி                       RM 800

செலவும் பண வெளியேற்றமும் ஒரே நேரத்தில் நடக்கின்றன.

4. RM 3,000 வங்கிக் கடன் பெறப்பட்டது

பற்று  வங்கி                       RM 3,000
வரவு   வங்கிக் கடன் பொறுப்பு       RM 3,000

வங்கி உயர்கிறது; ஆனால் இது விற்பனை வருமானமோ லாபமோ அல்ல. கடன் முதன்மைத் தொகையைத் திருப்பிச் செலுத்துவதும் பொதுவாக செலவு அல்ல; வட்டி பகுதி தனி கணக்கியல் கவனம் பெறும்.

5. உரிமையாளர் RM 500 தனிப்பட்ட பயன்பாட்டுக்கு எடுத்தார்

பற்று  உரிமையாளர் எடுத்தல் அல்லது மூலதனக் கணக்கு   RM 500
வரவு   வங்கி                                      RM 500

இது கடையின் மின்சாரம் அல்லது வாடகை போன்ற செயல்பாட்டுச் செலவு அல்ல. சட்ட நிறுவனத்தின் வடிவத்தைப் பொறுத்து சரியான equity அல்லது தொடர்புடைய கணக்குப் பெயர் மாறலாம்; பெயரையும் கையாளுதலையும் தொழில்முறை கணக்காளருடன் உறுதிசெய்ய வேண்டும்.

லாப நஷ்ட அறிக்கையை எந்த வரிசையில் வாசிக்க வேண்டும்?

லாப நஷ்ட அறிக்கை ஒரு குறிப்பிட்ட காலத்தில் வணிகம் எவ்வளவு வருமானம் ஈட்டியது, அதை ஈட்ட எவ்வளவு செலவு ஏற்பட்டது, இறுதியில் லாபமா நஷ்டமா என்பதைச் சொல்கிறது. ஒரு குறிப்பிட்ட நாளில் வணிகம் என்ன வைத்திருக்கிறது என்பதைச் சொல்லும் இருப்புநிலைக் குறிப்பிலிருந்து இது வேறு.

முதலில் அறிக்கையின் காலத்தை பாருங்கள். செப்டம்பர் மாத அறிக்கையா, காலாண்டா, முழு நிதியாண்டா? வெவ்வேறு காலங்களை ஒப்பிட்டால் முடிவு தவறாகும். அடுத்ததாக இந்த வரிசையில் வாசியுங்கள்:

1. மொத்த வருமானம்: எல்லா பொருத்தமான வருமான வகைகளின் கூட்டுத்தொகை.
2. விற்ற பொருட்களின் செலவு: இருப்பு வணிகத்தில் விற்கப்பட்ட பொருட்களுடன் தொடர்புடைய செலவு.
3. மொத்த லாபம்: விற்பனை வருமானத்திலிருந்து விற்ற பொருட்களின் செலவை கழித்த பின் மீதம்.
4. செயல்பாட்டுச் செலவுகள்: வாடகை, சம்பளம், பயன்பாட்டு கட்டணம், விளம்பரம், தொழில்முறை கட்டணம் போன்றவை.
5. நிகர லாபம் அல்லது நஷ்டம்: அனைத்து பொருத்தமான வருமானம் மற்றும் செலவுகளின் இறுதி வித்தியாசம்.

எளிய சேவை வணிகத்தில்:

மொத்த வருமானம்                     RM 20,000
கழிக்க: செயல்பாட்டுச் செலவுகள்      RM 14,500
நிகர லாபம்                          RM  5,500

இங்கு நிகர லாப விகிதம் RM 5,500 ÷ RM 20,000 = 27.5%. இந்த விகிதத்தை முந்தைய மாதம், கடந்த ஆண்டின் அதே காலம் அல்லது உரிமையாளர் நிர்ணயித்த இலக்குடன் ஒப்பிடலாம். ஆனால் ஒரு மாதத்தில் வந்த பெரிய ஒருமுறை செலவு அல்லது தாமதமான இன்வாய்ஸ் ஒப்பீட்டை மாற்றக்கூடும்; எண்ணின் பின்னுள்ள பரிவர்த்தனைகளைத் திறந்து பார்ப்பதே சரியான ஆய்வு.

GetPay-ன் அறிக்கை கணக்கீட்டில் வருமானக் கணக்குகளின் மொத்தத்திலிருந்து செலவுக் கணக்குகளின் மொத்தம் கழிக்கப்பட்டு net_income உருவாகிறது. அறிக்கை நிதியாண்டைத் தேர்வு செய்யவும், முந்தைய நிதியாண்டுடன் ஒப்பிடவும், CSV ஆக ஏற்றுமதி செய்யவும், அச்சிடவும் நிரலில் வசதி உள்ளது. ஒரு மாதாந்திர உரிமையாளர் ஆய்வுக்கு முன், அறிக்கையில் தேர்ந்தெடுக்கப்பட்ட நிதியாண்டும் உங்கள் வணிகத்தின் உண்மையான நிதியாண்டும் ஒன்றா என்பதை உறுதிசெய்யுங்கள்.

லாபமும் பணப்புழக்கமும் ஏன் ஒரே எண் அல்ல?

லாபம் ஒரு காலத்தில் ஈட்டிய வருமானத்தையும் ஏற்பட்ட செலவையும் அளக்கும். பணப்புழக்கம் வங்கி மற்றும் ரொக்கத்தில் உண்மையில் உள்ளே வந்ததும் வெளியே சென்றதும் அளக்கும். நேர வேறுபாடு, கடன் விற்பனை, இருப்பு வாங்குதல், கடன், சொத்து வாங்குதல் மற்றும் உரிமையாளர் எடுத்தல் ஆகியவை இந்த இரண்டையும் வேறுபடுத்துகின்றன.

சம்பவம்	லாபத்தில் தாக்கம்	பணத்தில் தாக்கம்
RM 5,000 கடன் விற்பனை; இன்னும் வசூலிக்கவில்லை	வருமானம் உயரலாம்	இப்போது மாற்றமில்லை
கடந்த மாத வாடிக்கையாளர் RM 5,000 செலுத்தினார்	புதிய வருமானமில்லை	வங்கி RM 5,000 உயர்கிறது
RM 10,000 வங்கிக் கடன் பெறப்பட்டது	லாபமில்லை	வங்கி RM 10,000 உயர்கிறது
உரிமையாளர் RM 1,000 எடுத்தார்	செயல்பாட்டுச் செலவல்ல	வங்கி RM 1,000 குறைகிறது
மறுவிற்பனை இருப்பு வாங்கப்பட்டது	விற்கும் வரை முழுச் செலவாகாமல் இருக்கலாம்	பணம் உடனே குறையலாம்

உதாரணமாக, ஒரு மாதத்தில் RM 8,000 கடன் விற்பனை செய்து RM 5,000 செலவுகளை வங்கியில் செலுத்திய வணிகத்துக்கு கணக்கியல் அடிப்படையில் RM 3,000 லாபம் இருக்கலாம். ஆனால் வாடிக்கையாளர் இன்னும் செலுத்தவில்லை என்றால் அந்த மாத வங்கி இயக்கம் RM 5,000 வெளியேற்றமாக இருக்கும். “லாபம் இருக்கிறது; பணம் எங்கே?” என்ற கேள்விக்கு விடை பெறவேண்டிய வாடிக்கையாளர் பட்டியலில் இருக்கலாம்.

மாறாக, பழைய வாடிக்கையாளர் கடனை வசூலித்த மாதத்தில் வங்கி வலுவாகத் தோன்றலாம்; அது அந்த மாதத்தின் புதிய லாபம் அல்ல. ஆகவே உரிமையாளர் ஒவ்வொரு மாதமும் லாப நஷ்ட அறிக்கையுடன் வங்கி இருப்பு, பெறவேண்டிய தொகை, செலுத்தவேண்டிய தொகை மற்றும் முக்கியமான வரவிருக்கும் கட்டணங்களையும் ஒன்றாகப் பார்க்க வேண்டும்.

மாதாந்திர கணக்கு முடிப்பை எப்படிச் செய்யலாம்?

ஒரு நாள் முழுவதும் ஆண்டு கணக்கைச் சரிசெய்வதைவிட சிறிய, மீண்டும் செய்யக்கூடிய ஒழுங்கு நம்பகமானது. கடை உரிமையாளருக்கான நடைமுறை மூன்று அடுக்குகளாக இருக்கலாம்.

தினசரி ஒழுங்கு

• எல்லா விற்பனை இன்வாய்ஸ் மற்றும் ரசீதுகளையும் வரிசையாகச் சேமிக்கவும்.
• செலவு ரசீதின் படம் தெளிவாக இருக்கிறதா, தேதி மற்றும் தொகை படிக்கிறதா என்று உடனே பார்க்கவும்.
• ரொக்க விற்பனை, அட்டை வசூல், payment gateway மற்றும் கடன் விற்பனையைத் தனியாகப் பதிவு செய்யவும்.
• உரிமையாளர் சேர்த்த அல்லது எடுத்த பணத்துக்கு தனி விளக்கம் இடவும்.
• ஆதாரம் இல்லாத பரிவர்த்தனையை “பின்னர் பார்க்கலாம்” என்ற பொதுக் கணக்கில் நிரந்தரமாக விடாதீர்கள்.

வாராந்திர ஒழுங்கு

• வங்கி மற்றும் payment gateway வரிகளைப் பதிவுகளுடன் பொருத்தவும்.
• பணம் செலுத்தாத வாடிக்கையாளர்களின் பட்டியலைப் புதுப்பிக்கவும்.
• வழங்குநர் பில்கள் இருமுறை பதிவாகவில்லையா என்று பார்க்கவும்.
• பெரிய, வழக்கத்திற்கு மாறான அல்லது விளக்கம் இல்லாத பரிவர்த்தனைகளை உரிமையாளர் ஆய்வுக்கு குறியிடவும்.
• ரொக்க விற்பனை உள்ள வணிகத்தில் கணினிப் பதிவு மற்றும் உண்மையான ரொக்கத்தை ஒப்பிடவும்.

மாத இறுதி ஒழுங்கு

1. மாதத்தின் கடைசி நாள்வரை எல்லா விற்பனை மற்றும் செலவு ஆவணங்களும் பதிவானதா என உறுதிசெய்யுங்கள்.
2. வங்கி அறிக்கையின் தொடக்க இருப்பு, வரவுகள், செலவுகள் மற்றும் இறுதி இருப்பை கணக்குப் பதிவுடன் பொருத்துங்கள்.
3. இன்னும் வசூலிக்காத வாடிக்கையாளர் இன்வாய்ஸ்களை வயது மற்றும் தொகை அடிப்படையில் பாருங்கள்.
4. பணம் செலுத்தாத வழங்குநர் பில்களையும் வரவிருக்கும் கட்டணத் தேதிகளையும் பாருங்கள்.
5. இருப்பு வணிகமெனில் சேதம், காணாமற்போன பொருள் மற்றும் கையில் உள்ள அளவைச் சரிபாருங்கள்.
6. உரிமையாளர் எடுத்தல், கடன் வரவு, சொந்தக் கணக்குகளுக்கிடையேயான மாற்றம் ஆகியவை வருமானம் அல்லது செலவாக வகைப்படுத்தப்படவில்லையா என்று பாருங்கள்.
7. லாப நஷ்ட அறிக்கையில் ஒவ்வொரு பெரிய வருமானம் மற்றும் செலவு வகையை முந்தைய காலத்துடன் ஒப்பிடுங்கள்.
8. லாபம், வங்கி மாற்றம், பெறவேண்டியது மற்றும் செலுத்தவேண்டியது ஒன்றோடொன்று நியாயமாக விளங்குகிறதா என்று எழுதிப் பாருங்கள்.
9. தெளிவில்லாத பதிவுகளை ஊகித்து முடிக்காமல் கணக்காளருக்கான கேள்விப் பட்டியலில் வையுங்கள்.
10. முடிக்கப்பட்ட அறிக்கை, வங்கி ஒப்புமை மற்றும் ஆதாரக் கோப்புகளின் வாசிக்கக்கூடிய நகலைப் பாதுகாக்கவும்.

இந்த ஒழுங்கின் நோக்கம் “பூஜ்ய பிழை” என்று அறிவிப்பது அல்ல. ஒவ்வொரு மீதமுள்ள வேறுபாட்டுக்கும் பெயர், தொகை, ஆதாரம் மற்றும் பொறுப்பாளர் இருக்க வேண்டும் என்பதே நோக்கம்.

GetPay அறிக்கைத் தலைப்புகளை தமிழில் எப்படி புரிந்துகொள்வது?

GetPay நிரலில் தமிழ் அகராதி உள்ளது. அதில் “நிதி அறிக்கைகள் & வரி”, “நேரலை லாப நஷ்ட அறிக்கை” மற்றும் தமிழ் வலைப்பதிவுக்கான முக்கிய குறிப்புகள், FAQ, ஆதாரங்கள், வெளியீட்டு தேதி போன்ற சொற்கள் இடம்பெறுகின்றன. ஆனால் தற்போதைய லாப நஷ்ட அறிக்கைத் திரையின் வரித் தலைப்புகள் நிரலில் ஆங்கிலமாகவே உள்ளன. எனவே திரையைப் பயன்படுத்தும் தமிழ் வணிக உரிமையாளருக்கான நேரடி பொருள் வரைபடம் இதோ:

திரையில் உள்ள சொல்	தமிழில் பொருள்	என்ன பார்க்க வேண்டும்?
Profit & Loss Statement	லாப நஷ்ட அறிக்கை	சரியான நிதியாண்டு தேர்ந்தெடுக்கப்பட்டதா?
Revenue	வருமானம்	உண்மையான விற்பனை மற்றும் பிற வருமான வகைகள்
Total Revenue	மொத்த வருமானம்	எல்லா வருமான வரிகளின் கூட்டுத்தொகை
Operating Expenses	செயல்பாட்டுச் செலவுகள்	வாடகை, சம்பளம் மற்றும் பிற இயக்கச் செலவுகள்
Total Expenses	மொத்தச் செலவுகள்	எல்லா செலவு வரிகளின் கூட்டுத்தொகை
Net Income	நிகர லாபம் அல்லது நிகர நஷ்டம்	மொத்த வருமானம் கழித்த மொத்தச் செலவு
Standard	வழக்கமான காட்சி	தேர்ந்தெடுத்த நிதியாண்டின் அறிக்கை
Compare	ஒப்பீடு	முந்தைய நிதியாண்டுடன் மாற்றம்
Export CSV	CSV ஏற்றுமதி	வரிகளை விரிதாளில் ஆய்வு செய்யும் கோப்பு
Print	அச்சிடுதல்	மதிப்பாய்வு அல்லது கோப்புக்கான அச்சுப் பதிப்பு

மென்பொருள் அறிக்கையை உருவாக்கினாலும் தவறான வகைப்பாடு தானாக உண்மையாக மாறாது. தனிப்பட்ட செலவு வாடகைச் செலவாகப் பதிவானால் அறிக்கையும் அதையே காட்டும். மாதாந்திர ஆய்வில் ஒரு பெரிய செலவு வரியைத் தேர்ந்தெடுத்து அதன் கீழுள்ள பரிவர்த்தனைகள், தேதி, எதிர் தரப்பு மற்றும் ஆதாரத்தைப் பார்க்க வேண்டும். அறிக்கை வாசிப்பும் மூலப் பதிவு ஆய்வும் சேரும்போதுதான் எண்ணிக்கை நிர்வாகத் தீர்மானத்துக்கு பயன்படும்.

எப்போது கணக்காளரின் உதவியைப் பெற வேண்டும்?

தினசரி ரசீது சேகரித்தல், வங்கி வரிகளைப் பொருத்துதல் மற்றும் எளிய விற்பனை–செலவு வகைப்பாட்டை உரிமையாளர் ஒழுங்காகச் செய்யலாம். ஆனால் கீழுள்ள சூழல்களில் ஊகிக்காமல் தொழில்முறை உதவி பெறுவது பாதுகாப்பானது:

• பொருள் இருப்பின் மதிப்பு அல்லது விற்ற பொருட்களின் செலவு சரியாகத் தெரியவில்லை;
• முன்பணம், நீண்டகால ஒப்பந்தம் அல்லது பல மாதங்களுக்கு உரிய வருமானம் உள்ளது;
• சொத்து வாங்குதல், தேய்மானம் அல்லது சொத்து விற்பனை உள்ளது;
• உரிமையாளர், பங்குதாரர் அல்லது இயக்குநர் பணம் வணிகக் கணக்குடன் கலந்துள்ளது;
• வங்கிக் கடனின் முதன்மைத் தொகை மற்றும் வட்டி பிரிக்கப்படவில்லை;
• ஒரு செலவு வணிகச் செலவா, தனிப்பட்ட செலவா அல்லது மூலதனச் செலவா என்பது தெளிவில்லை;
• முந்தைய மாதத்தை மாற்ற வேண்டிய பெரிய பிழை கண்டுபிடிக்கப்பட்டுள்ளது;
• வரி, SST, e-Invois அல்லது சட்டபூர்வ அறிக்கையிடல் விளைவு இருக்கலாம்;
• லாப நஷ்ட அறிக்கை, இருப்புநிலைக் குறிப்பு மற்றும் வங்கி ஆதாரம் ஒன்றோடொன்று விளங்கவில்லை.

கணக்காளரிடம் “இதைச் சரி செய்யுங்கள்” என்று ஒரு கலந்த கோப்பை மட்டும் அனுப்பாதீர்கள். பரிவர்த்தனை தேதி, தொகை, உங்கள் தற்போதைய வகைப்பாடு, ஆதாரம் மற்றும் நீங்கள் தீர்க்க விரும்பும் கேள்வி ஆகியவற்றுடன் அனுப்புங்கள். தெளிவான கேள்வி நேரத்தையும் தொழில்முறை கட்டணத்தையும் குறைத்து, தவறான ஊகத்தையும் தவிர்க்கும்.

கடை உரிமையாளரின் இறுதி மாதாந்திர ஆய்வுப் பட்டியல்

• எல்லா விற்பனைக்கும் இன்வாய்ஸ் அல்லது ரசீது உள்ளதா?
• எல்லா செலவுக்கும் வாசிக்கக்கூடிய ஆதாரம் மற்றும் வணிக நோக்கம் உள்ளதா?
• வங்கி மற்றும் ரொக்கப் பதிவுகள் உண்மையான இருப்புடன் பொருந்துகிறதா?
• கடன், மூலதனம், உரிமையாளர் எடுத்தல் மற்றும் சொந்தக் கணக்கு மாற்றம் வருமானமாகப் பதிவாகவில்லையா?
• பெறவேண்டிய வாடிக்கையாளர் தொகைகளில் பழைய அல்லது சந்தேகமான நிலுவை எது?
• செலுத்தவேண்டிய வழங்குநர் தொகைகளில் அடுத்த மாத பணத்தை அழுத்துவது எது?
• இருப்பு வாங்குதல் மற்றும் விற்ற பொருட்களின் செலவு நியாயமாகப் பிரிக்கப்பட்டுள்ளதா?
• மொத்த வருமானம், மொத்தச் செலவு மற்றும் நிகர லாபம் முந்தைய காலத்துடன் ஒப்பிடப்பட்டதா?
• லாபத்துக்கும் வங்கி மாற்றத்துக்கும் உள்ள வேறுபாட்டை விளக்க முடியுமா?
• தெளிவில்லாத விஷயங்கள் ஊகிக்கப்படாமல் கணக்காளருக்கான பட்டியலில் உள்ளனவா?

இந்த பத்து கேள்விகளுக்கும் ஆதாரத்துடன் பதில் சொல்ல முடிந்தால், கணக்குப்பதிவு வெறும் வரி காலப் பணியாக இருக்காது. அது விலை நிர்ணயம், செலவு கட்டுப்பாடு, வாடிக்கையாளர் வசூல், இருப்பு வாங்குதல் மற்றும் அடுத்த மாதப் பணத் தேவையை முடிவு செய்யும் உரிமையாளரின் நிர்வாகக் கருவியாக மாறும்.